Wezwanie do zapłaty jest pierwszym (czasami i ostatnim) krokiem do odzyskania należności, których termin zapłaty już upłynął. Poniżej krótko przedstawiam, co powinno zawierać prawidłowo sporządzone wezwanie do zapłaty i jakie korzyści płyną z wezwania nierzetelnego kontrahenta do uregulowania należności.  

Jak wynika z badania dla BIG InfoMonitor, w III kwartale tego roku co druga firma deklaruje, że ma problemy z opóźnieniami w płatności faktur (link do pełnego badania znajdziecie tutaj).

Ponad połowa firm (54%) ma problem z opóźnieniami płatności kontrahentów o 30 dni. Natomiast aż połowa firm miała problemy z opóźnieniami płatności kontrahentów o ponad 60 dni od dnia upływu terminu wymagalności faktury.

Niestety, ale mamy do czynienia ze swoistym przyzwoleniem na niepłacenie. A jakie są konsekwencje opóźnień w płatności?

Przede wszystkim, gdyby nie przeterminowane płatności od odbiorców, niemal co piąta firma miałaby o co najmniej 30% wyższe obroty. Natomiast z powodu zatorów płatniczych nie inwestuje i nie rozwija się  około 33% firm.

Opóźnienia w płatności znacząco utrudniają także prowadzenie biznesu –  w pierwszej kolejności wpływają na terminowe regulowanie własnych płatności. Kolejna rzecz, która cierpi przez zatory płatnicze, to utrudniona możliwość osiągania wyższych zysków. Cierpi na tym też inwestowanie, a w konsekwencji – rozwój firmy i pozyskiwanie nowych klientów.

Z wspomnianego raportu można wyciągnąć płynie jasny przekaz – gdy płatność nie pojawia się w terminie, nie należy czekać z założonymi rękami z obawy, że działania zmierzające do uzyskania należnego wynagrodzenia urażą kontrahenta i spowoduje to zakończenie współpracy. Jak wiadomo, w biznesie trzeba mieć odrobinę zaufania, co powinno działać w obie strony.

Co zrobić, gdy minęły już terminy płatności?

Najlepiej zacząć od wezwania do zapłaty – pierwszego kroku do odzyskania należności.

Wezwanie do zapłaty – treść

W wezwaniu należy umieścić:

1. nazwę (firmę) kontrahenta wraz z danymi go identyfikującymi (adres, NIP lub nr KRS);
2. dokument, z którego wynika płatność (najczęściej jest to nr faktury) i wynikający z niego termin płatności;
3. kwotę zaległości wraz z informacją o konieczności uiszczenia odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych od dnia wymagalności do dnia zapłaty;
4. dodatkowy termin na zapłatę należności (powinien być odpowiedni, ale zazwyczaj przyjmuje się nie krótszy niż 3 dni robocze albo 7 dni kalendarzowych).

Dodatkowo, na samym końcu wezwania do zapłaty warto dodać “straszaka” w postaci informacji o tym, że w przypadku braku  płatności we wskazanym w wezwaniu terminie, sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego, zaś nierzetelny kontrahent zostanie dopisany do Krajowego Rejestru Długów BIG SA.

Wracając jeszcze do samej treści – o ile punkty 1 i 2 są na tyle jasne, że chyba nie trzeba ich nikomu tłumaczyć, o tyle w przypadku punktu nr 3 należy się kilka słów wyjaśnienia.

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych

W sytuacji, w której wezwanie do zapłaty dotyczy transakcji B2B (stronami są wyłącznie przedsiębiorcy) to możliwe jest naliczenie (bez wezwania!) odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych – chyba, że strony uzgodniły wyższe odsetki.

A jaka jest wysokość tych odsetek?

Zgodnie z ustawą,  odsetki w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i ośmiu punktów procentowych, czyli obecnie aż 9,50%!

Dlaczego warto je uwzględniać? Odpowiedź jest banalna – bo są wyższe niż te “standardowe”, wynikające z kodeksu cywilnego, które które obecnie wynoszą 7%.

Rekompensata

Drugą kwestią, którą chcę poruszyć, a która często jest pomijana, to rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Tak – ustawodawca przewidział rekompensatę z tytuły spóźnionych faktur.

Ile? 40 EUR!

Czy to dużo, czy mało – zostawiam każdemu do oceny, ale jedno jest pewne – rekompensata przysługuje wierzycielowi od dłużnika bez konieczności wezwania do jej zapłacenia (podobnie jak w przypadku odsetek, o których była mowa powyżej), co zachęca do odzyskiwania należności z faktur nawet o niezbyt wysokich kwotach.

EUR/PLN – jak przeliczać?

Te 40 Euro powinno się przeliczyć – na złotówki wg średniego kursu euro, ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Przykładowo – jeśli termin płatności upłynął 06 lipca 2018 r., to do przeliczenia wysokości rekompensaty należy wziąć średni kurs euro na dzień 29 czerwca 2018 r.

Dodatkowo, oprócz ww. kwoty rekompensaty, wierzycielowi przysługuje również zwrot poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę – oczywiście w uzasadnionej wysokości.

Jak zatem widać – nie warto czekać, aż kontrahent zapłaci (albo i nie). Często zdarza się jednak, że już po samym otrzymaniu wezwania do zapłaty dłużnik decyduje się na spłatę zadłużenia.

Natomiast w przypadku, gdy dłużnik dalej nie reguluje należności – wezwanie do zapłaty służy m. in. do wykazania przez wierzyciela w pozwie, że podjął się innego pozasądowego rozwiązania sporu